El modelo 145 es la comunicación de datos al pagador que el trabajador entrega a su empresa para que el departamento de nóminas calcule correctamente la retención del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas (IRPF) aplicable a sus rendimientos del trabajo. Está regulado por el artículo 88 del Reglamento del IRPF (Real Decreto 439/2007) y por la orden anual que actualiza las retenciones. Conviene aclarar desde el inicio un punto que se confunde con frecuencia: el modelo 145 no se presenta ante Hacienda; queda archivado en la empresa como justificante de los datos con los que se calcula la retención.
En el modelo, el trabajador comunica su estado civil, los descendientes —hijos menores de 25 años o con discapacidad que convivan con él—, los ascendientes a su cargo —padres mayores de 65 o con discapacidad cuya renta no supere los 8.000 €—, el grado de discapacidad propio o de familiares, la residencia en Ceuta o Melilla, la hipoteca destinada a vivienda habitual constituida antes del 1 de enero de 2013 (que mantiene una deducción transitoria), y las pensiones compensatorias o anualidades por alimentos fijadas por sentencia judicial. Cada uno de esos elementos modifica la retención mensual aplicable.
El modelo se entrega al iniciar la relación laboral y debe actualizarse siempre que cambie alguna circunstancia relevante: nacimiento de un hijo, fallecimiento de un ascendiente a cargo, divorcio, reconocimiento de un nuevo grado de discapacidad, cancelación de la hipoteca pre-2013 o cambio de residencia a Ceuta o Melilla. La obligación es comunicar la variación en el plazo de 10 días desde que se produce (artículo 88.4 RIRPF). En la práctica, muchas empresas piden un 145 actualizado en enero de cada año para refrescar todos los datos.
No conviene confundir el modelo 145 con el modelo 100, que es la declaración anual de la renta. El 145 anticipa información para ajustar la retención mensual durante el ejercicio; el 100, que se presenta en junio del año siguiente, regulariza la diferencia entre lo retenido y lo que realmente correspondía. Si en el 145 se exageran circunstancias para reducir artificialmente la retención —declarando hijos que no se tienen a cargo o una hipoteca ya cancelada—, llegará el modelo 100 con resultado a ingresar y posibles sanciones del artículo 107 LIRPF, que pueden situarse entre el 50 % y el 150 % de lo que se dejó de retener, más intereses de demora.
Un caso práctico ilustra el efecto real. Un trabajador casado, con dos hijos de 5 y 8 años y con hipoteca pre-2013 sobre su vivienda habitual comunica en el 145 una situación familiar de categoría 2 (cónyuge sin rentas), dos descendientes solteros menores de 25 años con residencia común y hipoteca pre-2013. El resultado es directo: la empresa aplicará una retención de IRPF varios puntos inferior a la que correspondería al mismo bruto si se tratara de un trabajador soltero sin hijos. En términos de neto mensual, la diferencia puede situarse fácilmente entre 80 y 150 € al mes, dependiendo del nivel salarial.
Los errores más frecuentes son tres y conviene tenerlos identificados. El primero es declarar hijos del cónyuge sin tenerlos realmente a cargo, ya que solo cuentan los descendientes que conviven. El segundo es seguir aplicando la hipoteca pre-2013 después de haberla cancelado, lo que la AEAT detecta sin dificultad. El tercero es que ambos cónyuges declaren al mismo hijo en sus respectivas empresas: lo correcto es prorratear al 50 % cuando ambos lo declaran. Y a estos hay que añadir no actualizar el 145 al divorciarse, una omisión que arrastra retenciones mal calculadas durante meses.
Para conocer el procedimiento detallado, las casillas concretas del formulario, la calculadora y los casos prácticos habituales conviene consultar nuestra guía completa: Modelo 145 paso a paso →.