Guía Modelo 145 paso a paso — comunicación retenciones IRPF a la empresa
IRPF Retenciones del trabajo Actualizado 7 septiembre 2026 15 min lectura

Modelo 145
paso a paso 2026

Cómo rellenar el modelo 145 que entregas a tu empresa para que ajuste la retención IRPF en cada nómina: situación familiar, hijos, ascendientes, discapacidad, pensiones de alimentos e hipoteca anterior a 2013. Apartado por apartado, con caso práctico y las sanciones del art. 205 LGT por datos falsos.

Por Cristian Corrales · Fuentes: AEAT, RD 439/2007 (RIRPF), Ley 35/2006 (LIRPF)

Qué es el modelo 145 y por qué pesa tanto en la nómina de cada mes

El modelo 145 es el formulario oficial mediante el cual un trabajador por cuenta ajena —o un pensionista, lo que se suele olvidar— comunica a su pagador sus datos personales y familiares para que éste calcule correctamente la retención del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas en cada nómina mensual.

Está regulado por el art. 88 del Reglamento del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas (RD 439/2007) y conviene tener una cosa clara desde el principio: pese a llevar nomenclatura de "modelo" como tantas declaraciones tributarias, el 145 no se presenta nunca ante la Agencia Tributaria.

Es un documento de uso interno entre empresa y trabajador, que queda archivado por la primera y aplicado al cálculo individual de la retención. Pequeño documento, gran impacto: una situación familiar bien marcada puede equivaler a dos o tres puntos menos de retención cada mes.

La empresa, por su parte, declara las retenciones agregadas en el modelo 111 trimestral y, al cierre del ejercicio, en el modelo 190 anual.

El 145 actúa entonces como justificación interna del tipo aplicado a cada perceptor: si la Agencia Tributaria abre una comprobación por discrepancia entre la retención efectiva y la situación declarada por el trabajador en su Renta personal, el 145 firmado es la primera evidencia que la empresa exhibe para liberarse de responsabilidad. De ahí su peso —invisible para el contribuyente medio— en la relación laboral y fiscal.

Quién está obligado a entregarlo: el círculo completo de perceptores con retención

El art. 88.1 del Reglamento del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas dibuja un círculo amplio de obligados a entregar el 145, mucho más allá del trabajador medio en nómina. Quedan incluidos todos los perceptores de rendimientos del trabajo sujetos a retención, lo que abarca tanto al asalariado clásico como al pensionista de la Seguridad Social, al beneficiario del paro y al perceptor de un plan de pensiones privado. El listado completo de obligados se reduce a las siguientes categorías.

  • Trabajadores por cuenta ajena con cualquier tipo de contrato (indefinido, temporal, formativo, prácticas).
  • Funcionarios y empleados públicos en cualquier administración.
  • Pensionistas de la Seguridad Social, clases pasivas, mutualidades obligatorias.
  • Beneficiarios de prestaciones por desempleo del SEPE (en este caso lo gestiona el SEPE como pagador).
  • Personas que reciben pensión de planes de pensiones privados en forma de renta o de capital.
  • Trabajadores con becas, ayudas, premios sujetos a IRPF.

Quedan fuera del círculo —no se les practica retención del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas en nómina y por tanto no entregan 145— dos perfiles concretos: los autónomos en estimación directa, que liquidan ellos mismos su impuesto mediante el modelo 130 de pago fraccionado, y los trabajadores cuyas rentas estén íntegramente exentas por la normativa del impuesto.

Para el resto, entregar el 145 es la pieza previa imprescindible: sin él, la empresa aplica por defecto el tipo correspondiente a la situación familiar 3, que es la más alta y deja al trabajador pagando todo el año más retención de la que le corresponde.

Cuándo se entrega y cuándo conviene actualizarlo

El modelo 145 no es un documento de "una vez y para siempre": exige atención puntual al menos tres veces a lo largo de la vida laboral del trabajador, y descuidar cualquiera de esos hitos suele tener consecuencias inmediatas en la nómina. Los tres momentos a marcar en el calendario son los siguientes.

  1. Al iniciar contrato con un nuevo pagador: antes del primer pago de nómina. Sin 145 firmado, la empresa aplica el tipo correspondiente a la situación familiar 3 (la más alta). Cada día sin entregar es retención perdida.
  2. Al inicio de cada año natural en empresas donde sigues empleado: confirmas o actualizas datos. RRHH/nóminas suele recordártelo en enero. Si no entregas un nuevo 145, la empresa mantiene el del año anterior por defecto.
  3. Al cambiar tu situación personal o familiar durante el año: tienes 10 días desde el cambio (art. 88 RIRPF). Cambios típicos: matrimonio, divorcio, nacimiento de hijo, fallecimiento de ascendiente conviviente, reconocimiento de discapacidad, sentencia de pensión de alimentos.

Apartado 1 — Datos del perceptor: el bloque más largo del formulario, con tres piezas dentro

El primer apartado del modelo 145 se titula literalmente "Datos del perceptor que efectúa la comunicación", y conviene tenerlo claro porque es más grande de lo que parece: dentro de este único apartado numerado 1 van, además de los datos identificativos, la situación familiar (situaciones 1, 2 o 3) y la discapacidad del propio perceptor.

No existen en el formulario oficial un "apartado 2 de situación familiar" ni un "apartado 5 de discapacidad" separados: son bloques internos de este apartado 1, y por eso en esta guía se explican en secciones propias —para que cada uno se entienda bien— pero siempre dejando claro que, a la hora de rellenar el PDF, todo va en la misma casilla numerada 1.

Antes de entrar en esos dos bloques, los datos identificativos puros conviene fijarse en dos detalles que suelen rellenarse mal: la fecha de nacimiento —que condiciona los aumentos del mínimo a partir de los 65 y de los 75 años— y el año al que se refiere la comunicación, que debe ser el año natural en curso, no el del contrato firmado. Los campos a completar son los siguientes.

  • NIF del perceptor.
  • Apellidos y nombre completos.
  • Fecha de nacimiento (importante para tramos de mínimos: > 65 años, > 75 años).
  • NIF de la entidad pagadora — lo aporta el departamento de RRHH.
  • Año al que se refiere la comunicación.

Situación familiar (dentro del apartado 1): la casilla con más impacto monetario del modelo

Este bloque interno del apartado 1 es, sin duda, el que tiene más impacto real en la nómina de cada mes, porque define el mínimo personal aplicable y arrastra todo el cálculo posterior. El modelo ofrece tres situaciones excluyentes entre sí, y exige marcar exactamente una: ni más, ni ninguna, ni mezclando.

Conviene leerlas con atención porque los criterios no son intuitivos —especialmente para divorciados, custodias compartidas o cónyuges con rentas mínimas—, y errar la elección es, junto con la omisión del apartado 5, el motivo más frecuente de regularización a posteriori en la Renta.

Situación 1 — Familia monoparental fiscal

Aplica si eres soltero, viudo, divorciado o separado legalmente con hijos solteros menores de 18 años (o incapacitados judicialmente y sometidos a patria potestad prorrogada o rehabilitada) que conviven exclusivamente contigo, sin convivir también con el otro progenitor, y siempre que proceda consignar al menos uno de esos hijos en el apartado 2 del formulario. Es la situación más beneficiosa: se aplica un tratamiento equivalente a "cabeza de familia".

Importante: en custodia compartida tras divorcio NO aplica nunca, para ninguno de los dos progenitores, porque el hijo convive con ambos y no se cumple el requisito de exclusividad — los dos deben marcar entonces la situación 3.

Situación 2 — Casado con cónyuge dependiente

Aplica si estás casado y no separado legalmente, y tu cónyuge no obtiene rentas anuales superiores a 1.500 € (incluyendo cualquier tipo de renta: salario, pensión, alquileres, dividendos). Útil cuando uno de los miembros del matrimonio no trabaja (cuidado de hijos pequeños, desempleo de larga duración, jubilación sin pensión propia). Reduce 2-4 puntos el tipo de retención respecto a situación 3.

Situación 3 — Resto de casos

La más habitual: solteros sin hijos, parejas de hecho, casados con cónyuge que trabaja, y también divorciados o separados con custodia compartida (ambos progenitores, en este último caso). No aplica reducción por situación familiar; sí aplican los mínimos por descendientes y ascendientes que se explican en los siguientes apartados.

Apartado 2 — Hijos y descendientes: cuándo computa cada uno y cuánto suma al mínimo

El rótulo literal de este apartado es "Hijos y otros descendientes menores de 25 años, o mayores de dicha edad si son discapacitados, que conviven con el perceptor", y en él se inscriben los hijos y otros descendientes que cumplan los requisitos del art. 58 de la Ley del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas: menores de 25 años —o discapacitados de cualquier edad— que convivan con el contribuyente y que no obtengan rentas anuales superiores a 8.000 €.

Convivencia es la palabra clave: un hijo que no vive contigo no entra en este apartado 2 aunque le pagues una pensión de alimentos —esos pagos se declaran aparte, en el apartado 4—.

La custodia compartida tras divorcio también cambia el cómputo: en ese caso el mínimo se reparte al 50 % entre ambos progenitores, y en el 145 esto se traduce en NO marcar la casilla "Cómputo por entero" que trae este mismo apartado (esa casilla es solo para quien convive con el hijo en exclusiva). Los datos a aportar por cada descendiente son los siguientes.

  • Fecha de nacimiento (importante para el aumento por menores de 3 años).
  • Casilla "Cómputo por entero": se marca solo si el hijo convive en exclusiva contigo, sin convivir también con el otro progenitor; en custodia compartida no se marca.
  • Grado de discapacidad reconocido si aplica (≥ 33 % o ≥ 65 %).
  • Necesidad de ayuda de tercera persona o movilidad reducida si aplica.

El mínimo familiar por descendientes es acumulable y crece de forma progresiva con el número de hijos a cargo, según la escala que fija el art. 58 de la Ley del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas:

  • 1.º hijo: 2.400 €/año
  • 2.º hijo: 2.700 €/año
  • 3.º hijo: 4.000 €/año
  • 4.º y siguientes: 4.500 €/año cada uno

A la escala anterior se suman dos aumentos que suelen pasarse por alto. El primero es el incremento por hijo menor de 3 años, que añade 2.800 € adicionales al mínimo —una cifra significativa, especialmente en familias con hijos pequeños—.

El segundo opera cuando el descendiente tiene discapacidad reconocida, y va por tramos: 3.000 € si el grado es igual o superior al 33 % y 9.000 € si alcanza el 65 %, con un incremento adicional de 3.000 € cuando el descendiente necesita la ayuda de terceras personas o tiene movilidad reducida acreditada. Marcar bien estos suplementos puede rebajar la retención mensual de forma notable.

Apartado 3 — Ascendientes a cargo: cuando los padres conviven o dependen económicamente

El apartado 3 recoge la circunstancia inversa al 2: ascendientes —padres, madres, abuelos— mayores de 65 años (o, de nuevo, discapacitados de cualquier edad) que convivan con el contribuyente al menos la mitad del año y no obtengan rentas anuales superiores a 8.000 €. La convivencia se acredita habitualmente por empadronamiento en la misma vivienda, lo que conviene tener documentado por si la Agencia Tributaria solicitase prueba.

  • Mínimo por ascendiente: 1.150 €/año.
  • Aumento si > 75 años: +1.400 € (total 2.550 €).
  • Aumento por discapacidad: 3.000 € (≥ 33 %) o 9.000 € (≥ 65 %).

Conviene matizar un supuesto frecuente: el internamiento del ascendiente en una residencia solo se asimila a la convivencia cuando el ascendiente tiene discapacidad (art. 59.1 LIRPF); fuera de ese supuesto, residir en un centro distinto de la vivienda del contribuyente rompe la convivencia exigida por la norma, con independencia de que sea el contribuyente quien financie la estancia.

Discapacidad del perceptor (dentro del apartado 1): tramos del mínimo y documentación recomendada

Si el propio trabajador es quien tiene discapacidad reconocida igual o superior al 33 %, debe declararla en este bloque, que forma parte del apartado 1 (no es un apartado propio: el formulario oficial no numera una casilla "discapacidad" separada). El grado lo reconoce el IMSERSO o el organismo autonómico equivalente —Generalitat, Junta, Diputación foral, según la Comunidad Autónoma— y el mínimo personal por discapacidad se acumula al mínimo personal estándar sin sustituirlo. Los tramos aplicables son los siguientes.

  • Discapacidad ≥ 33 %: 3.000 €/año.
  • Discapacidad ≥ 65 %: 9.000 €/año.
  • Aumento por necesidad de ayuda de tercera persona o movilidad reducida: +3.000 €.

Aunque el modelo 145 sea una declaración responsable y la empresa no exija justificantes en el momento de la firma, merece la pena conservar la documentación durante los cuatro años del plazo de prescripción.

La pieza principal es el certificado de discapacidad emitido por el IMSERSO —o el organismo autonómico equivalente— con el porcentaje reconocido y, en su caso, el dictamen específico sobre necesidad de ayuda de terceras personas o movilidad reducida. Si la Agencia Tributaria abre un procedimiento de comprobación posterior, ese certificado es la primera evidencia que se solicita.

Apartado 4 — Pensiones compensatorias en favor del cónyuge y anualidades por alimentos en favor de los hijos, fijadas ambas por decisión judicial

Ese es, literalmente, el rótulo completo del apartado 4 en el modelo 145 vigente, y conviene citarlo entero porque desmiente un error frecuente: no existe un "apartado 6 de pensiones" ni un "apartado 7 de hipoteca" en el formulario actual —esos números pertenecen a una numeración antigua que ya no coincide con el PDF que descargas hoy de la sede electrónica—.

Quien por decisión judicial paga pensión de alimentos a sus hijos o pensión compensatoria a su ex-cónyuge debe consignar aquí el importe anual, en dos líneas separadas que trae el propio apartado 4: una para la anualidad por alimentos a los hijos y otra para la pensión compensatoria al cónyuge.

La empresa no puede aplicar el tratamiento favorable si no hay resolución judicial: ni los pactos verbales ni los acuerdos privados extrajudiciales sirven a estos efectos, por mucho que las dos partes lo confirmen.

Los convenios reguladores sí valen, pero únicamente cuando hayan sido aprobados judicialmente, y desde el 1 de enero de 2014 ya no hace falta aportar la transcripción literal de la sentencia: basta con comunicar los importes fijados judicialmente. Conviene, aun así, conservar la copia sellada del juzgado por si la empresa la solicitase.

El tratamiento fiscal de estos dos importes es distinto según la naturaleza de la pensión y no resulta intuitivo, así que merece una explicación aparte antes de entrar en el caso típico del divorcio.

Modelo 145 si estás divorciado o pagas pensión de alimentos

La primera distinción que conviene interiorizar es que las anualidades por alimentos a los hijos NO reducen tu base imponible general. Así lo dice el manual práctico de la Renta de la propia Agencia Tributaria: esas cantidades "no reducen la base imponible general, sino que se sujetan a un tratamiento especial".

Ese tratamiento especial consiste en aplicar la escala del impuesto de forma separada sobre el importe de la anualidad, al margen del resto de tu base liquidable general (arts. 64 y 75 de la Ley del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas). El efecto práctico es que se atenúa la progresividad del impuesto y, en consecuencia, baja el tipo de retención que tu pagador te aplica en nómina.

Se comunica marcando el importe anual en la línea de "anualidades por alimentos en favor de los hijos" del apartado 4.

La pensión compensatoria al ex-cónyuge funciona de manera distinta y, para quien la paga, más favorable: sí reduce directamente tu base imponible general (art. 55 de la misma ley), sin que esa reducción pueda dejarla en negativo. Se comunica en la línea de "pensión compensatoria en favor del cónyuge" del apartado 4.

Ambos conceptos —anualidad a los hijos y pensión al cónyuge— exigen el mismo requisito: estar fijados por resolución judicial o por convenio regulador aprobado judicialmente; ninguno de los dos se reconoce si solo hay acuerdo privado entre las partes. Lo que aquí se comunica al pagador tiene después su reflejo completo en la declaración anual, que desgranamos en la guía sobre la fiscalidad del divorcio en el IRPF.

Hay una incompatibilidad que conviene no pasar por alto porque genera errores habituales: por los mismos hijos no se puede aplicar a la vez el mínimo por descendientes del apartado 2 y el tratamiento de anualidades por alimentos del apartado 4 — el propio art. 64 LIRPF condiciona la aplicación separada de la escala a que el contribuyente satisfaga anualidades "sin derecho a la aplicación por estos últimos del mínimo por descendientes".

En la práctica esto encaja con la propia definición del apartado 2, que solo admite hijos que conviven contigo: si tras el divorcio tus hijos viven con el otro progenitor y tú les pagas una pensión de alimentos, esos hijos no se consignan en el apartado 2 —no conviven contigo—, y su pensión se declara únicamente en el apartado 4 con el tratamiento de anualidad separada. La tabla siguiente resume qué casilla marca cada situación y qué efecto tiene sobre la retención.

Concepto Casilla / apartado Efecto fiscal Requisito
Anualidad por alimentos a los hijos Línea propia del apartado 4 NO reduce la base; escala separada (arts. 64 y 75 LIRPF) → baja el tipo de retención Resolución judicial o convenio regulador aprobado judicialmente
Pensión compensatoria al ex-cónyuge Línea propia del apartado 4 Reduce directamente la base imponible general (art. 55 LIRPF) Resolución judicial o convenio regulador aprobado judicialmente
Mínimo por descendientes (hijos que conviven contigo) Apartado 2 Reduce la base mediante el mínimo familiar (2.400 €, 2.700 €…) Convivencia con el perceptor; incompatible con la anualidad por los mismos hijos

Apartado 5 — Hipoteca anterior al 1 de enero de 2013, la casilla más olvidada

Este es probablemente el apartado más olvidado del modelo, en parte porque su redacción es técnica y en parte porque solo aplica a un colectivo concreto y cada vez más reducido: quienes compraron vivienda habitual antes de la reforma fiscal de 2013. La Disposición Transitoria 18.ª de la Ley del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas mantiene para ellos una reducción específica de dos puntos en el tipo de retención mensual, siempre que se cumplan acumulativamente los siguientes requisitos.

  • Compraste la vivienda habitual antes del 1 de enero de 2013.
  • Sigues pagando hipoteca por esa vivienda.
  • La vivienda sigue siendo tu vivienda habitual (no segunda residencia, no alquilada).
  • Tu base imponible total es inferior a 33.007,20 €/año.

Conviene insistir en el corte temporal: para las hipotecas firmadas a partir del 1 de enero de 2013, la deducción transitoria por adquisición de vivienda habitual no existe —fue suprimida por la Ley 16/2012 como medida fiscal anticrisis— y marcar este apartado equivaldría a consignar dato falso, con la sanción que veremos en el apartado dedicado al régimen sancionador.

El detalle relevante aquí es que la fecha que cuenta es la de la escritura pública de compraventa, no la de constitución de la hipoteca: si la compra se cerró ante notario el 28 de diciembre de 2012, el apartado 5 aplica aunque la hipoteca se firmara semanas después.

Cómo afecta el modelo 145 a tu retención mensual: el algoritmo de la empresa, paso a paso

Una vez entregado y firmado el modelo, la empresa aplica el algoritmo de los arts. 80 a 87 del Reglamento del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas para obtener el tipo de retención que se descontará cada mes. El procedimiento real es relativamente complejo —la AEAT lo automatiza en su servicio de cálculo en línea—, pero su lógica simplificada se reduce a la siguiente secuencia.

  1. Sueldo bruto anual estimado (suma de todas las nóminas previstas + pagas extras).
  2. Reducción art. 20 LIRPF sobre rendimientos del trabajo (automática, progresiva hasta 7.302 €).
  3. Restar gastos deducibles fijos (cotización SS empleado, sindicato, colegio profesional) para obtener la base.
  4. Aplicar la escala estatal + autonómica sobre esa base para obtener una primera cuota.
  5. Minorar la cuota con el resultado de aplicar la misma escala al mínimo personal y familiar (art. 85.1 RIRPF), determinado por los datos del 145: situación familiar y discapacidad del apartado 1, hijos del apartado 2, ascendientes del apartado 3. El mínimo no se resta de la base, sino de la cuota.
  6. Tipo de retención = cuota ÷ sueldo bruto anual × 100, redondeado al entero o decimal aplicable.
  7. Reducción adicional si apartado 4 (pensiones) o apartado 5 (hipoteca pre-2013).

Para reproducir el cálculo en casa sin necesidad de manejar la fórmula completa, conviene usar nuestra calculadora de retenciones del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas: basta con introducir el sueldo bruto anual y los datos relevantes del modelo 145 —situación familiar, hijos, ascendientes, discapacidad— para obtener el tipo exacto que la empresa aplicará y compararlo con el que figura en la nómina recibida. Cuadrar ambas cifras es la mejor forma de detectar a tiempo un 145 mal cumplimentado.

Conviene una precisión final, porque el modelo 145 y el algoritmo que acabamos de describir pertenecen al Reglamento estatal, con validez solo en territorio común: quien trabaja en Bizkaia queda fuera de esa fórmula. Allí la empresa no aplica los artículos 80 a 87 del Reglamento, sino que consulta la tabla foral de retenciones del trabajo, aprobada por el Decreto Foral 134/2025, de 29 de diciembre, que fija directamente el porcentaje según el rendimiento anual y el número de descendientes, al amparo del Concierto Económico.

Caso práctico numérico

Trabajador asalariado en Madrid: 32.000 € brutos anuales, casado con cónyuge que cobra 800 €/año (rentas inferiores a 1.500 €), 2 hijos (3 y 6 años), sin discapacidad ni hipoteca pre-2013.

  • Situación familiar (apartado 1): situación 2 (cónyuge dependiente).
  • Apartado 2: 2 hijos, fechas correspondientes. El incremento de 2.800 € por descendiente menor de tres años exige no haber cumplido los tres años a 31 de diciembre: el hijo que cumple 3 años dentro de este ejercicio no lo genera; el de 6 años, tampoco.
  • Apartados 3 a 5: vacíos.

Cálculo aproximado de retención:

  • Sueldo bruto anual: 32.000 €.
  • Cotización SS empleado: ~2.030 €.
  • Reducción art. 20: ~1.500 € (progresiva).
  • Base: 28.470 € (32.000 − 2.030 − 1.500).
  • Mínimo personal y familiar: 5.550 € (personal) + reducción por cónyuge dependiente + 2.400 € y 2.700 € por los dos hijos —sin el incremento de 2.800 € por menor de tres años, que este perfil no genera—, un total de 10.650 € que se valora en cuota, no se resta de la base.
  • Cuota íntegra estatal + autonómica de Madrid sobre esa base, minorada con la escala aplicada al mínimo, y tipo de retención resultante: introduce estos mismos datos en la calculadora de retenciones para obtener la cifra exacta.

El ejercicio comparativo merece la pena.

Si en lugar de situación 2 el trabajador hubiera marcado situación 3 —por desconocimiento, o porque su cónyuge supera los 1.500 € de rentas anuales—, el mínimo por cónyuge dependiente desaparece, la cuota se minora menos y el tipo de retención sube, con la consiguiente pérdida de sueldo neto mensual durante todo el año, recuperable en la Renta del año siguiente pero adelantada a Hacienda durante doce meses sin remuneración.

Marcar correctamente el apartado 2 cuando procede deja de ser una formalidad burocrática para convertirse en una cuestión de liquidez familiar.

Sanciones por datos falsos: por qué el 145 no es un trámite menor

Una de las características que muchos trabajadores ignoran es que el 145 es una declaración responsable con consecuencias penales tributarias serias. Indicar datos falsos o inexactos con perjuicio a la Hacienda Pública constituye infracción tributaria tipificada en el art. 205 de la Ley General Tributaria, y la cuantía de la sanción tampoco es menor. El régimen aplicable es el siguiente.

  • 35 % de las cantidades dejadas de retener (infracción leve) cuando el perceptor está obligado a presentar autoliquidación.
  • 150 % (infracción muy grave) cuando el perceptor no está obligado a presentar autoliquidación.
  • Acumulable a la cuota dejada de ingresar (que el trabajador, no la empresa, tiene que pagar): la empresa actúa de buena fe en base al 145 firmado.

Conviene matizar que la Agencia Tributaria no se limita a creer lo que el trabajador declara: cruza los datos del 145 con la declaración anual de la Renta del propio trabajador y, en paralelo, con las bases de datos del Registro Civil (matrimonios y divorcios), del Instituto Nacional de Estadística (padrón y residencia), del IMSERSO (discapacidad), del Catastro (titularidad de inmuebles y vivienda habitual) y del Registro Mercantil.

La capacidad de cruce es elevada y los desajustes se detectan con relativa facilidad. Mentir en este modelo no solo es ilegal: es además poco rentable desde la pura óptica del riesgo.

Por su parte, si el trabajador descubre un error de buena fe —por ejemplo, declaró como hijo a cargo a un descendiente que superó los 25 años a mitad de año, o anotó a un ascendiente cuyas rentas terminaron superando los 8.000 €—, lo más sensato es comunicar el cambio mediante un nuevo 145 antes de que la empresa cierre el ejercicio.

La empresa ajustará las retenciones desde la siguiente nómina y no procede sanción siempre que la regularización sea voluntaria y previa a cualquier requerimiento de Hacienda. La diferencia entre rectificar a tiempo y esperar a que la AEAT lo detecte puede llegar a ser de varios miles de euros en sanción.

Los siete errores más habituales al rellenar el modelo 145

  1. No actualizarlo tras divorcio: seguir marcando situación 2 cuando ya no aplica. Resultado: retención por debajo del tipo real, regularización dura en la Renta.
  2. Marcar situación 1 con custodia compartida: solo aplica monoparental si NO compartes custodia con el otro progenitor.
  3. Marcar "Cómputo por entero" en custodia compartida: esa casilla del apartado 2 es solo para convivencia exclusiva con un progenitor; en custodia compartida no se marca, y el mínimo queda repartido al 50 % entre ambos, no al 100 % cada uno.
  4. Olvidar el aumento por menor de 3 años: 2.800 € adicionales que requieren marcar la edad correctamente.
  5. Marcar apartado 5 con hipoteca posterior a 2013: dato falso, sanción del 35 % (infracción leve, si hay obligación de autoliquidar) o del 150 % (muy grave, si no la hay).
  6. No comunicar la pensión de alimentos por miedo a perder retención: al revés, reduce retención. La sentencia judicial es justificante suficiente.
  7. Pensionista que rescata plan de pensiones sin actualizar: el plan retiene 22 % pero la SS sigue reteniendo poco; la Renta sale a ingresar mucho.

Preguntas frecuentes

¿Estoy obligado a presentar el modelo 145? +
Sí, todo trabajador por cuenta ajena que perciba rendimientos del trabajo sujetos a retención IRPF está obligado a comunicar su situación personal y familiar al pagador mediante el modelo 145 (art. 88 RIRPF). Sin entregarlo, la empresa aplicará el tipo de retención que corresponda al supuesto de "ninguna situación familiar específica" (situación 3, dentro del apartado 1), que suele ser el más alto. Esto resultará en retenciones excesivas que recuperarás en la Renta — pero perdiendo liquidez todo el año.
¿Cuándo tengo que entregar el modelo 145? +
Hay tres momentos clave: (1) al inicio del contrato con cualquier empresa nueva, antes del primer pago de nómina; (2) al inicio de cada año natural en empresas donde sigues, para confirmar o actualizar datos del año anterior (RRHH suele recordártelo en enero); (3) cuando cambia tu situación personal o familiar durante el año (matrimonio, divorcio, nacimiento de hijo, fallecimiento de ascendiente que convive, reconocimiento de discapacidad, sentencia que decreta pensión de alimentos). En el caso (3) tienes 10 días desde el cambio para comunicarlo (art. 88 RIRPF).
¿Qué pasa si pongo datos falsos en el modelo 145? +
Indicar datos falsos o inexactos en el modelo 145 con perjuicio a la Hacienda Pública es infracción tributaria tipificada en el art. 205 LGT: 35 % (infracción leve) si el trabajador está obligado a presentar autoliquidación, o 150 % (muy grave) si no lo está, de las cantidades dejadas de retener. Además, la empresa NO responde de la diferencia: una vez tienes el 145 firmado, se exige al trabajador. Si declaras tres hijos cuando solo tienes dos, o ocultas que tu cónyuge tiene rentas > 1.500 €, la AEAT lo cruza con sus datos del modelo 100 anual y abre paralelo. Si descubres que has cometido un error de buena fe, comunica el cambio con un nuevo 145 cuanto antes — la empresa ajusta retenciones desde la siguiente nómina.
¿Cómo afecta el modelo 145 al cálculo de mi retención IRPF? +
La empresa aplica el algoritmo de los arts. 80 a 87 RIRPF: a partir de tu sueldo bruto anual estimado, calcula la base sobre la que aplica la escala estatal + autonómica y minora la cuota resultante con la escala aplicada al mínimo personal y familiar (que depende del 145, art. 85.1 RIRPF), divide entre tu sueldo bruto anual y obtiene el tipo de retención (%). Cada nómina mensual aplica ese %. Más mínimos familiares → mayor minoración de la cuota → menor tipo de retención → más sueldo neto cada mes. La diferencia entre situación familiar 2 (cónyuge dependiente) y situación 3 (ninguna) puede suponer 1-3 puntos de retención.
¿Qué pasa con la custodia compartida y el mínimo por descendientes? +
En custodia compartida tras divorcio o separación judicial, el mínimo por descendiente (2.400 € primer hijo, 2.700 € segundo, etc.) se reparte al 50 % entre ambos progenitores, con independencia de con quién conviva el hijo en la fecha de devengo. En el modelo 145 cada progenitor consigna al hijo en su propio apartado 2, pero ninguno de los dos marca la casilla "Cómputo por entero de hijos o descendientes" del mismo apartado: esa casilla está reservada para cuando el hijo convive en exclusiva con un solo progenitor, sin convivir también con el otro. Al no marcarla, el cómputo se entiende compartido y cada uno imputa la mitad del mínimo. Si solo tú tienes la custodia en exclusiva, sí marcas esa casilla y aplicas el 100 % del mínimo — pero eso no equivale a la situación familiar 1 (monoparental), que exige además que el hijo no conviva con el otro progenitor: en custodia compartida ninguno de los dos progenitores puede marcarla, y ambos deben marcar la situación 3.
¿Qué cambia entre la situación familiar 1, 2 y 3 (dentro del apartado 1)? +
Situación 1 (soltero, viudo, divorciado o separado legalmente con hijos solteros menores de 18 años que conviven exclusivamente contigo, sin el otro progenitor): aplica un mínimo personal aumentado equivalente a familia monoparental. Es la situación más beneficiosa cuando aplica. Situación 2 (casado, no separado, cónyuge sin rentas o < 1.500 €): aplica una reducción adicional sobre la base por considerarse el cónyuge un dependiente económico. Útil cuando uno de los miembros del matrimonio no trabaja (cuidado de hijos pequeños, paro de larga duración). Situación 3 (resto de casos, lo más habitual): no se aplican aumentos especiales, solo el mínimo personal estándar. La diferencia entre 2 y 3 puede ser 500-1.500 €/año dependiendo del nivel salarial.
¿Qué documentación tengo que adjuntar al modelo 145? +
El modelo 145 es una declaración responsable: el trabajador firma bajo compromiso de veracidad, sin documentación obligatoria adjunta. La empresa NO comprueba documentación; la AEAT cruza datos en la Renta anual. Sin embargo, conviene guardar tú los justificantes durante 4 años (plazo de prescripción): libro de familia, sentencias de divorcio o convenio regulador, certificados de discapacidad del IMSERSO, certificado de empadronamiento del ascendiente conviviente, escritura de la vivienda anterior a 2013. Si la AEAT te abre paralelo en la Renta, tendrás que aportarlos.
¿Cobro pensión de la SS: tengo que entregar 145 a la SS? +
Sí. La Seguridad Social actúa como pagador a efectos de retención IRPF y aplica el modelo 145 para calcular la retención sobre la pensión. Los pensionistas reciben formulario 145 al inicio de cada año o cuando cambian datos. Pensionistas con un solo pagador y pensión inferior a 22.000 € anuales: a menudo retención 0 o muy reducida. Pensionistas con dos pagadores (pensión SS + plan de pensiones rescatado, o dos pensiones SS) tributan por escala completa: rellenar 145 a cada pagador con datos correctos evita sustos. Caso típico: jubilado que rescata plan de pensiones y olvida actualizar el 145 → la SS retiene poco, el plan retiene 22 % y al final la Renta sale a ingresar mucho. Si además baja el límite de la obligación de declarar, lo explicamos en nuestra guía de la Renta con dos pagadores.
¿Qué reducción aplica el apartado 5 (hipoteca anterior a 2013)? +
Si compraste tu vivienda habitual antes del 1 de enero de 2013 y aún pagas hipoteca por ella, marcando el apartado 5 le indicas a la empresa que aplique la reducción de 2 puntos del tipo de retención por deducción transitoria por adquisición de vivienda habitual (DT 18.ª LIRPF). Solo aplica si tu base imponible total < 33.007,20 €/año y la deducción real esperada en la Renta (15 % sobre las cuotas hasta 9.040 € anuales). Para hipotecas firmadas el 1 de enero de 2013 o posteriormente, esta reducción NO existe y marcarla sería dato falso. Comprueba la fecha exacta en la escritura.
¿Tengo varios trabajos: a quién entrego el 145? +
A todos los pagadores. Cada empresa o entidad pagadora tiene su propio modelo 145 con sus retenciones independientes. Importante: la fórmula de retención del art. 80 RIRPF asume que el trabajador tiene un solo pagador. Con dos o más, las retenciones agregadas siempre quedan cortas (cada empresa retiene como si fuera la única) y en la Renta anual sale a ingresar. Solución posible: solicitar por escrito a uno de los pagadores que aplique un tipo de retención superior al que le correspondería, derecho reconocido en el art. 88.5 RIRPF. Esa solicitud NO se hace marcando ninguna casilla del modelo 145 — el formulario vigente no contempla ese supuesto —, sino mediante un escrito dirigido al pagador; el tipo pedido se mantiene, como mínimo, hasta fin de año. Así anticipas la cuota y evitas sorpresas en junio.