Qué es el modelo 190 y por qué es el cierre del ciclo de retenciones
El modelo 190 es la declaración informativa anual mediante la cual el retenedor comunica a la Agencia Tributaria el detalle completo de todas las retenciones a cuenta del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas que ha practicado durante el ejercicio anterior, desglosadas perceptor por perceptor. Es, en sentido estricto, el cierre anual del ciclo de retenciones del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas que se inició trimestre tras trimestre con los cuatro modelos 111. Si el 111 era el ingreso, el 190 es la cuenta de resultados detallada que justifica ese ingreso.
Conviene fijar bien la diferencia. Mientras el modelo 111 es una autoliquidación con pago efectivo —el retenedor ingresa los totales trimestrales en la Agencia Tributaria—, el modelo 190 es puramente informativo: no lleva pago asociado, no genera carga de tesorería y se limita a comunicar el desglose nominativo de aquellos importes ya ingresados meses antes. Su función, sin embargo, es doble y mucho más importante de lo que su carácter "informativo" sugiere.
- Detalle por perceptor: la AEAT necesita saber quién cobró qué y cuánto se le retuvo para poder pre-cargar los datos fiscales del perceptor en su declaración de la renta del año siguiente.
- Cuadre de los 111 trimestrales: la AEAT cruza automáticamente los totales agregados del 190 con la suma de los cuatro 111 del ejercicio. Si no cuadran, abre comprobación.
La base normativa del modelo descansa fundamentalmente en la Orden HAP/2194/2013 de 22 de noviembre, que aprueba el formato del 190 y regula su presentación telemática. En el plano sustantivo, los tipos de retención y las reglas de cálculo se reparten entre los arts. 99 a 101 de la Ley 35/2006 del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas y los arts. 74 a 101 del RD 439/2007 que la desarrolla. Es la misma normativa que rige el modelo 111 trimestral, lo que tiene sentido si se piensa que el 190 no es más que su agregación anual con detalle nominativo.
Quién está obligado a presentar el modelo 190: el espejo del 111 trimestral
El círculo de obligados al modelo 190 reproduce casi punto por punto el del modelo 111 trimestral: están sujetos al cierre informativo de enero todos los retenedores que hayan practicado al menos una retención del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas a lo largo del ejercicio anterior. Los perfiles habituales son los siguientes.
- Empresas con trabajadores en nómina.
- Autónomos que hayan pagado facturas a otros profesionales con retención IRPF.
- Sociedades que retribuyen administradores o miembros de consejos.
- Organizadores de premios > 300 € con retención del 19 %.
- Pagadores de pensiones, prestaciones por desempleo o similares.
La regla operativa para el retenedor que tenga dudas sobre si debe presentarlo es sencilla: si en cualquiera de los cuatro modelos 111 del año aparece un importe distinto de cero, el 190 correspondiente es obligatorio. No existe umbral mínimo ni cuantía exenta. Incluso si el retenedor solo tuvo una única factura de 100 € con 15 € de retención en todo el año, el modelo 190 debe presentarse con ese único perceptor detallado por su nombre y NIF. La filosofía del modelo es la trazabilidad nominativa completa, y la Agencia Tributaria no admite resúmenes vagos ni omisiones por bagatela.
Plazo: del 1 al 31 de enero del año siguiente, sin prórroga posible
El plazo del modelo 190 es uno de los más fáciles de recordar del calendario fiscal, precisamente porque ocupa el mes entero de enero del año siguiente al ejercicio declarado, sin solapamiento con vacaciones ni con el grueso de la campaña de la Renta, que arranca en abril. El esquema temporal es el siguiente.
- Ejercicio 2025 → presentación del 1 al 31 de enero de 2026.
- Ejercicio 2026 → presentación del 1 al 31 de enero de 2027.
Cuando el 31 de enero coincide con festivo o fin de semana, el plazo se extiende automáticamente al primer día hábil siguiente. No existe posibilidad de domiciliar el pago —simplemente porque no hay pago que domiciliar— ni prórroga automática, y el plazo es idéntico independientemente del tamaño del modelo: lo mismo se aplica a un autónomo con un único perceptor que a una empresa con cinco mil empleados en plantilla.
Presentar fuera de plazo activa el régimen sancionador del art. 198 de la Ley General Tributaria, con tarifa fija de 20 € por cada dato o conjunto de datos omitido y una horquilla de entre 300 € y 20 000 € cuando media requerimiento previo de Hacienda. Si la presentación extemporánea es espontánea —antes de cualquier requerimiento—, el propio artículo reduce la sanción y sus límites a la mitad: 10 € por dato, con mínimo de 150 € y máximo de 10 000 €. Esa reducción es un derecho reglado, no una cortesía del órgano gestor, pero se pierde en cuanto la Agencia reclama la presentación, así que conviene regularizar sin esperar.
Claves de perceptor en el modelo 190: el código que estructura toda la declaración
Cada perceptor del modelo 190 va identificado con una clave —una letra del alfabeto— que indica el tipo concreto de rendimiento percibido durante el ejercicio. Acertar con la clave correcta es una de las piezas más sensibles de la declaración, porque condiciona el modo en que la Agencia Tributaria pre-carga después los datos fiscales del perceptor en su Renta personal. Las claves más utilizadas en un negocio español tipo se reducen a una decena, y conviene conocerlas en detalle.
- Clave A — Rendimientos del trabajo: para empleados en nómina. Incluye salarios, pagas extra, retribución en especie. La subclave distingue el régimen contractual.
- Clave B — Pensiones y haberes pasivos: para entidades que pagan pensiones de jubilación, viudedad, planes de pensiones, mutualidades…
- Clave C — Prestaciones por desempleo: reservada al SEPE.
- Clave E — Consejeros y administradores: retribuciones a consejeros, administradores y miembros de consejos. Retención del 19 % (35 % si facturación > 100 000 €).
- Clave F — Premios sujetos a retención: premios en juegos, sorteos, concursos > 300 €. Retención del 19 %.
- Clave G — Actividades profesionales: la más habitual. Facturas de profesionales autónomos (consultores, diseñadores, abogados, arquitectos, programadores…) con retención del 15 % o del 7 % en año de inicio.
- Clave H — Actividades agrícolas, ganaderas y forestales: retención del 1 % o 2 % según subactividad.
- Clave I — Actividades empresariales en estimación objetiva: módulos con retención del 1 %.
- Clave J — Propiedad intelectual e industrial: derechos de autor, traducciones, obras científicas. Varias subclaves según régimen.
- Clave K — Ganancias patrimoniales por aprovechamientos forestales: situación muy específica.
- Clave L — Rendimientos del trabajo exentos: dietas exentas, becas exentas, indemnizaciones por despido por la parte exenta.
Cada clave dispone además de un sistema de subclaves numéricas —01, 02, 03 y sucesivas— que especifican el caso concreto dentro del tipo general. El manual exhaustivo de claves y subclaves está publicado en el Anexo II de la Orden HAP/2194/2013, y la sede electrónica de la Agencia Tributaria ofrece un buscador específico que permite localizar la subclave adecuada introduciendo el tipo de rendimiento que se quiera declarar. Equivocarse de clave no afecta al importe ingresado en su día por el modelo 111 —ese dinero ya está en el Tesoro Público—, pero sí puede romper el pre-cargado del perceptor en su Renta personal del año siguiente, obligándole a corregir manualmente sus datos fiscales. Es uno de esos errores invisibles para el retenedor que el perceptor descubre meses después con sorpresa, lo que conviene tener presente al revisar el modelo.
1. Reunir las retenciones de los cuatro modelos 111 del año antes de tocar el 190
Antes de abrir el modelo 190 en la sede electrónica conviene tener consolidada toda la información de los cuatro modelos 111 del ejercicio, porque la práctica totalidad de los descuadres que después detecta Hacienda nacen de empezar la declaración anual sin haber cerrado contablemente los trimestres previos. El inventario mínimo a tener delante es el siguiente.
- Justificantes de presentación de cada 111 (1T, 2T, 3T, 4T) con sus casillas completas.
- Listado de perceptores del año: empleados (claves A, L) y profesionales (clave G).
- Totales pagados y retenidos a cada perceptor, consolidados todo el año.
- NIF, nombre completo y apellidos de cada perceptor (datos censales correctos).
Si el retenedor utiliza software profesional de nóminas o facturación —A3, Sage, Holded, Quipu, Contasimple y similares—, la plataforma incorpora habitualmente un módulo específico de "Modelo 190" que extrae automáticamente los perceptores del año con sus totales ya agregados, sus claves asignadas y los redondeos coherentes con los 111 previos. Esa es, sin lugar a dudas, la vía recomendada para cualquier declarante con más de unos pocos perceptores: ahorra horas de trabajo manual y elimina la inmensa mayoría de los errores de cuadre, que son precisamente los que más quebraderos de cabeza dan después.
2. Clasificar a cada perceptor con la clave correcta: la operación más sensible del modelo
Con los datos consolidados toca revisar línea a línea que cada perceptor lleve asignada la clave que le corresponde, porque esa letra es la que estructura toda la información que después recibirá Hacienda y, en cascada, el propio perceptor en su declaración de la Renta personal. Las equivalencias habituales en un negocio tipo son las siguientes.
- Empleados en nómina → clave A.
- Profesionales autónomos con retención → clave G.
- Administradores y consejeros → clave E.
- Pagos exentos → clave L (aunque no haya retención, se informan).
Merece la pena detenerse un momento en la clave L, porque es la que más pagadores olvidan cumplimentar. Incluye supuestos como las dietas exentas dentro de los límites reglamentarios o las indemnizaciones por despido en la parte que la normativa declara exenta. Aunque el retenedor no haya practicado retención sobre estos importes —no podría: están exentos por definición—, la Agencia Tributaria sí los quiere ver declarados en el 190 para tener constancia de que se han pagado y poder cruzarlos con otros datos del perceptor. Omitirlos es uno de los errores más típicos en empresas con comerciales que viajan o con rotación elevada de plantilla.
3. Cuadrar los totales con los cuatro modelos 111 trimestrales: el céntimo que activa comprobación
Antes de pulsar el botón de enviar, conviene ejecutar manualmente el cuadre entre la agregación del 190 y la suma de los cuatro 111 del año, porque la Agencia Tributaria hará exactamente esa misma comparación de manera automática al recibir el modelo. Hay que comprobar dos cosas, ambas con tolerancia cero respecto al céntimo.
- Total importe íntegro del 190 = suma del total íntegro pagado a todos los perceptores durante el año.
- Suma casillas 02+05+08+11+14+17+20+23+26 de los cuatro 111 = mismo número.
Ambos totales deben coincidir al céntimo, sin margen alguno. Cualquier diferencia, por pequeña que parezca, suele apuntar a un error de imputación por clave: un perceptor que figuró en algún 111 pero falta del 190, o al contrario, alguien declarado en el 190 que no llegó a aparecer en su trimestre.
El segundo cuadre, igualmente obligatorio, es el que afecta a las retenciones totales:
- Total retenciones del 190 = suma de retenciones de todos los perceptores del año.
- Suma casillas 28 de los cuatro 111 = mismo número.
El detalle relevante aquí es que un descuadre de apenas 0,01 € basta para activar la comprobación automática de la Agencia Tributaria. La causa habitual de esas diferencias microscópicas son los redondeos: cuando el software de nóminas redondea de forma distinta en el 111 trimestral (a veces al euro) y en el 190 anual (al céntimo), la suma resultante no cuadra aunque conceptualmente sean los mismos importes. Conviene asegurarse de que la herramienta redondea siempre al céntimo por perceptor —no al euro— y aplica el mismo criterio en ambos modelos. Cinco minutos de configuración previa ahorran requerimientos que después cuestan días de respuesta.
4. Preparar el fichero en formato AEAT: tres vías con riesgo de error muy distinto
Una vez cuadrados los totales, queda preparar el fichero en el formato que admite la Agencia Tributaria. Hay tres vías técnicamente válidas, pero conviene anticipar que no son equivalentes desde el punto de vista del riesgo de error humano. Las tres opciones son las siguientes.
- Formulario web AEAT: solo operable con pocos perceptores (típicamente < 15). Se introduce uno a uno.
- Fichero TXT con registros tipo 1 (declarante) y tipo 2 (perceptor): formato fijo con posiciones concretas según Anexo III de la Orden HAP/2194/2013. Difícil de generar manualmente, pero útil si no tienes software de contabilidad.
- Importación desde software (recomendado): A3, Sage Despachos, Contasimple, Holded, Quipu, etc. generan el TXT automáticamente con todos los datos cuadrados y con las claves aplicadas.
5. Presentar el modelo 190 en la sede electrónica de la Agencia Tributaria
El último paso es la presentación telemática. La ruta dentro de la sede electrónica de la Agencia Tributaria es "Modelo 190 → Presentación ejercicio 2025", o el que corresponda al periodo declarado. La autenticación admite certificado digital o Cl@ve PIN, con un matiz importante: si el declarante es persona jurídica con más de quince perceptores en el modelo, el sistema exige obligatoriamente certificado y bloquea el acceso por Cl@ve PIN. Conviene tenerlo preparado antes de entrar para evitar trabas de última hora.
Una vez autenticado, hay que subir el fichero TXT —si se ha generado previamente desde el software— o rellenar el formulario web cuando el volumen lo permita. Pulsando "Validar", el sistema detecta de manera automática errores de formato, casillas incoherentes, NIF mal construidos, descuadres internos del fichero y otras incidencias habituales, marcando cada una con su mensaje. Conviene corregir todos los errores listados antes de continuar: el modelo no admite envío con avisos pendientes.
Cuando el fichero pasa la validación limpia, basta con pulsar "Presentar". La Agencia Tributaria devuelve un número de justificante y un PDF acreditativo de la presentación completada. Ambos documentos deben guardarse en el archivo fiscal del ejercicio correspondiente, porque constituyen la única evidencia de cumplimiento en caso de comprobación posterior. No hay pago ni domiciliación posible —el modelo es puramente informativo, como veíamos al principio—, por lo que la presentación concluye en ese justificante.
Los seis errores típicos que disparan comprobación automática en el modelo 190
- Descuadre con los 111 por redondeos. El error más común. Configura tu software para redondear al céntimo por perceptor en ambos modelos.
- NIF/nombres incorrectos de perceptores. Un NIF con error de dígito o un nombre con apellidos invertidos hace que el pre-cargado no llegue al perceptor. La AEAT lo detecta al cruzar con su censo.
- Clave incorrecta para actividades profesionales. Usar clave A en lugar de G porque el gestor confunde "profesional" con "trabajador". La retención del 15 % solo aplica a clave G, no a clave A.
- Omitir perceptores con retención 0. Un empleado cuyo salario no llegó al mínimo para retener va igualmente en el 190 con clave A y retención 0. Si se omite, falta dato fiscal del perceptor.
- Omitir pagos exentos. Dietas exentas, indemnizaciones exentas, becas exentas → clave L. Muchos pagadores no las informan porque no hubo retención, pero la AEAT sí las quiere.
- Presentar 190 sin haber presentado los cuatro 111. Si faltó algún trimestre del 111, la incoherencia es inmediata. Primero regulariza los 111 pendientes (con recargos) y luego presenta el 190.
Preguntas frecuentes
¿Cuál es el plazo del modelo 190?
El modelo 190 se presenta del 1 al 31 de enero del año siguiente al ejercicio declarado. Por ejemplo, el modelo 190 del ejercicio 2025 se presenta entre el 1 y el 31 de enero de 2026. No hay prórroga automática ni domiciliación bancaria que adelante el plazo porque el modelo no lleva pago. Si el 31 de enero cae en festivo o fin de semana, el plazo se extiende al siguiente día hábil. La presentación extemporánea se sanciona por el art. 198 LGT: 20 € por cada perceptor no declarado, con mínimo de 300 € y máximo de 20 000 €, importes que se reducen a la mitad si regularizas voluntariamente sin requerimiento previo.
¿Qué diferencia hay entre el modelo 111 y el modelo 190?
El modelo 111 es la autoliquidación trimestral (o mensual para grandes empresas) con la que se ingresan las retenciones IRPF en la AEAT. Lleva pago. El modelo 190 es la declaración informativa anual que detalla esas mismas retenciones pero desglosadas por perceptor, con clave, subclave, NIF, nombre completo, importe íntegro, percibido en especie y retención. No lleva pago: solo informa. La AEAT usa el 190 para construir los datos fiscales de cada perceptor (lo que aparece pre-cargado en la declaración de la renta del año siguiente) y para cuadrar las retenciones ingresadas vía 111. Presentar 111 sin 190 o al revés provoca comprobación casi automática.
¿Qué es una clave en el modelo 190 y cuál debo usar?
La clave es una letra (A-L) que identifica el tipo de rendimiento satisfecho al perceptor. Las más usadas: Clave A para rendimientos del trabajo ordinarios (nóminas de empleados); Clave G para actividades profesionales (facturas de autónomos profesionales con retención del 15 % o 7 %); Clave E para retribución de consejeros y administradores (retención del 19 % o 35 %); Clave F para premios; Clave H para actividades agrícolas y ganaderas; Clave I para actividades empresariales en módulos. Cada clave tiene además subclaves numéricas (01, 02, 03…) para diferenciar casos específicos dentro de la clave. Equivocarse de clave no afecta al importe pero puede romper el pre-cargado de datos fiscales del perceptor, que después tiene que corregir manualmente en su declaración.
¿Si solo tuve empleados o solo tuve facturas de profesionales, tengo que presentar el 190?
Sí. La obligación del 190 nace por haber practicado cualquier retención IRPF durante el año, sea del tipo que sea. Si solo tuviste un empleado o solo una factura de un profesional con retención, igualmente presentas 190 con ese único perceptor. No hay umbral mínimo ni importe mínimo exento. La única excepción es si ninguno de los cuatro modelos 111 del año llevó pago (todos presentados a 0 €) y efectivamente no tuviste perceptores: en ese caso el 190 se presenta "en blanco" con las casillas informativas a 0 y una única línea por declarante sin perceptores. Algunas orientaciones sugieren que un 190 vacío no es obligatorio, pero la práctica AEAT lo pide igualmente si el contribuyente tiene activa la obligación de retener.
¿Cómo se cuadra el modelo 190 con los 111 trimestrales?
La AEAT ejecuta dos controles automáticos al recibir el 190: (1) compara el total de importes íntegros del 190 con la suma de casillas 02+05+08+11+... de los cuatro 111 del año; (2) compara el total de retenciones del 190 con la suma de las casillas 28 de los cuatro 111. Ambas sumas deben coincidir al céntimo. Si hay descuadre, abre procedimiento de comprobación y el gestor/empresa recibe notificación requiriendo explicación y regularización. Los descuadres más frecuentes son por redondeos por perceptor que, sumados, generan diferencia de céntimos. Para evitarlo, el software de nóminas debe usar redondeo consistente en ambos modelos (típicamente al céntimo por perceptor, no al euro).
¿Puedo corregir un modelo 190 ya presentado?
Sí, mediante presentación complementaria o sustitutiva. La complementaria (marcando "Declaración complementaria") se usa para añadir perceptores omitidos o rectificar importes a más. La sustitutiva (marcando "Declaración sustitutiva") anula y reemplaza la presentada anteriormente en su totalidad. En ambos casos se indica el número de justificante de la presentación original. No existe plazo formal para corregir, pero conviene hacerlo antes del 31 de marzo (cuando empieza la campaña de renta y los datos fiscales ya se han cargado en los perceptores). Si la corrección es sobre el importe retenido —no solo el detalle por perceptor— habrá que presentar también un 111 complementario o solicitar devolución si se ingresó de más.
¿El modelo 190 se presenta por CIF del pagador o por perceptor?
Se presenta un único modelo 190 por ejercicio y por NIF del declarante (pagador). Dentro del modelo se detallan todos los perceptores que recibieron pagos con retención durante el año, cada uno con su propia línea. Si el pagador tiene varios establecimientos, centros o delegaciones, todos van en el mismo modelo consolidado. No se presentan 190 separados por centro. Si tienes varias sociedades (p. ej. un grupo empresarial), cada una presenta su propio 190 con su CIF correspondiente.
¿Hay que presentar el modelo 190 telemáticamente?
Sí, obligatoriamente. Desde la Orden HAP/2194/2013 todas las presentaciones del modelo 190 son telemáticas, sin excepción, independientemente del número de perceptores. Las personas físicas pueden usar certificado digital, DNI-e o Cl@ve PIN. Las personas jurídicas (SL, SA, asociaciones, fundaciones) deben usar certificado de persona jurídica o de representante. El modelo en papel desapareció hace años y el formulario PDF "pre-impreso" también. Si tienes más de 15 perceptores se recomienda cargar fichero TXT (no formulario web) para evitar errores.