Qué es exactamente un requerimiento (y qué no es)
Un requerimiento es un acto administrativo por el que la Agencia Tributaria te solicita que aportes datos, documentos o justificantes, o que comparezcas para aclarar algún aspecto de tus obligaciones fiscales. La clave para no agobiarse es entender que un requerimiento no equivale a una sanción ni implica que hayas cometido una infracción: es, sencillamente, el inicio de un trámite de comprobación o de obtención de información.
Muchos requerimientos se generan de forma masiva y automatizada cuando los sistemas de la AEAT detectan una discrepancia entre lo que has declarado y la información que recibe de terceros (entidades bancarias, pagadores, plataformas, registros). Por ejemplo, una retención que no cuadra, un ingreso no declarado o una deducción que necesita justificación. Responder bien y a tiempo suele cerrar el asunto sin más consecuencias.
Eso sí, conviene tomárselo en serio. El requerimiento abre un plazo y genera obligaciones de colaboración, y desatenderlo sí puede tener coste económico. Por eso el orden correcto es: leer con calma, identificar el tipo, respetar el plazo y contestar de forma ordenada.
Los tres escenarios más habituales
No todos los requerimientos son iguales. Distinguir cuál te ha llegado es lo que marca la diferencia en cómo y cuándo responder.
1. Requerimiento de información o documentación. Es el más común. Hacienda te pide que aportes facturas, justificantes, contratos o aclaraciones sobre un dato concreto de tu declaración. No prejuzga nada: simplemente quieren contrastar información. Aquí basta con reunir lo pedido y presentarlo por Sede dentro del plazo.
2. Propuesta de liquidación provisional (la llamada 'paralela'). En este caso la Administración ya ha recalculado tu impuesto a partir de los datos que maneja y te comunica el resultado para que alegues lo que estimes oportuno antes de dictar la liquidación definitiva. No es todavía una deuda en firme: tienes derecho a presentar alegaciones y a aportar pruebas. Esta modalidad se trata en detalle en una guía aparte sobre la declaración paralela.
3. Inicio de un procedimiento de comprobación limitada. Es un procedimiento formal regulado en los artículos 136 a 140 de la Ley 58/2003, General Tributaria. La AEAT comunica la naturaleza y el alcance de lo que va a revisar, puede examinar tus registros y datos, y debe ofrecerte siempre un trámite de alegaciones antes de practicar la liquidación. Su resolución tiene efecto preclusivo (art. 140 LGT): salvo que aparezcan hechos nuevos derivados de actuaciones distintas, Hacienda no podrá volver a regularizar lo mismo.
Cuánto tiempo tienes para responder
El plazo es la primera cifra que debes buscar en el documento. Con carácter general, cuando la Administración inicia de oficio un procedimiento y te requiere para comparecer o aportar documentación, el plazo no puede ser inferior a 10 días, contados desde el día siguiente a la notificación de la comunicación de inicio, según el artículo 87.4 del Reglamento General de las actuaciones y los procedimientos de gestión e inspección (RD 1065/2007, el RGAT). Cuando el requerimiento de información se dirige a terceros que disponen de datos con trascendencia tributaria, el plazo mínimo de 10 días lo fija el artículo 55.2 del mismo reglamento.
Ese plazo se cuenta en días hábiles, de modo que no entran sábados, domingos ni festivos. En las propuestas de liquidación provisional y en la comprobación limitada, el trámite de alegaciones que la AEAT está obligada a darte tampoco baja de 10 días hábiles. La fecha exacta de vencimiento siempre figura en el propio documento o en el aviso de la Sede, así que merece la pena calcularla bien y dejar margen.
Un matiz importante sobre las notificaciones electrónicas: si recibes un aviso de puesta a disposición en tu buzón de la Sede y no accedes a él, transcurridos 10 días naturales la notificación se entiende rechazada y practicada igualmente, y el plazo empieza a correr (art. 43.2 de la Ley 39/2015). Por eso conviene revisar el buzón con frecuencia y no dejar avisos sin abrir.
Cómo contestar en la Sede Electrónica
La vía natural para responder es la Sede Electrónica de la Agencia Tributaria. Necesitarás un sistema de identificación: certificado electrónico, DNI electrónico o Cl@ve. Si eres autónomo o tienes cierto volumen de relaciones con Hacienda, lo más probable es que ya estés obligado a relacionarte con ella por medios electrónicos.
El procedimiento, en esencia, consiste en localizar el expediente al que se refiere el requerimiento (lo más cómodo es entrar desde el propio aviso recibido o desde el apartado de contestación de requerimientos y aportación de documentación), adjuntar los archivos solicitados y acompañar un breve escrito explicando qué aportas y por qué. Es recomendable redactar la respuesta con claridad, referenciar el número de expediente y responder punto por punto a lo que te piden.
Al finalizar, el sistema te devuelve un justificante con su CSV (Código Seguro de Verificación). Guárdalo: es la prueba de que has contestado y de la fecha en que lo hiciste. Con ese código cualquiera puede verificar la autenticidad del documento en la propia Sede, y a ti te sirve de resguardo si más adelante surge alguna discrepancia sobre si respondiste en plazo.
Qué pasa si no contestas
Aquí es donde un requerimiento aparentemente inofensivo puede convertirse en un problema. Desatender un requerimiento debidamente notificado constituye una infracción de resistencia, obstrucción, excusa o negativa a las actuaciones de la Administración tributaria, calificada como grave por el artículo 203 de la Ley 58/2003, General Tributaria.
Cuando esa resistencia consiste en no atender, en el plazo concedido, requerimientos de información distintos de los vinculados a libros y registros contables o a la entrada en locales, el artículo 203.4 de la LGT fija una multa pecuniaria fija escalonada: 150 euros si se desatiende el requerimiento por primera vez, 300 euros si es la segunda y 600 euros si es la tercera. La Administración suele reiterar el requerimiento antes de sancionar, pero cada incumplimiento eleva la cuantía. Conviene saber que, si eres autónomo y el incumplimiento afecta a la aportación o examen de la documentación contable, los libros registro o la entrada en tu local, la sanción puede regirse por el artículo 203.5 de la LGT, con importes notablemente superiores (desde 300 euros y, en su caso, un porcentaje de la cifra de negocios). Y si todo ocurre dentro de un procedimiento de inspección, las sanciones también son mayores.
Además del coste directo de la multa, ignorar un requerimiento tiene un efecto colateral: Hacienda continuará el procedimiento con la información que ya tenga, normalmente la menos favorable para ti, y podrás perder la oportunidad de justificar deducciones o gastos que te habrían beneficiado. Por eso, aunque no estés de acuerdo con lo que te piden, lo aconsejable es contestar siempre, aportando lo que tengas y alegando por escrito lo que proceda.
Errores frecuentes que conviene evitar
El primer error es confundir un requerimiento con una sanción y bloquearse. Recibir la notificación no significa que te vayan a multar; significa que tienes que colaborar. Reaccionar con calma y por escrito es lo que cierra el expediente.
El segundo es dejar pasar el plazo por no abrir el buzón electrónico. Las notificaciones de la Sede se entienden practicadas a los 10 días naturales aunque no las abras, así que ignorar el aviso no detiene el reloj, lo acelera en tu contra.
El tercero es aportar de más o de menos. Conviene responder exactamente a lo solicitado: ni inundar a Hacienda con documentación irrelevante ni dejar sin justificar lo que sí te piden. Y el cuarto, no guardar el justificante con CSV: sin esa prueba, demostrar que contestaste a tiempo puede complicarse. Si el requerimiento es complejo o las cantidades en juego son altas, valorar la ayuda de un asesor fiscal antes de responder suele ser una inversión rentable.
Paso a paso
- 1
Identifica el tipo de requerimiento
Lee el encabezado del documento: no es lo mismo un requerimiento de información o documentación (te piden facturas, justificantes o aclaraciones) que una propuesta de liquidación provisional (Hacienda ya ha recalculado tu impuesto y te da plazo para alegar) o el inicio de una comprobación limitada (un procedimiento formal regulado en los arts. 136 a 140 de la LGT). El tipo determina los plazos y las consecuencias.
- 2
Anota el plazo y de dónde se cuenta
Busca la fecha de notificación y el plazo concedido. Cuando la Administración inicia de oficio el procedimiento, debe concederte un plazo no inferior a 10 días, contados desde el día siguiente a la notificación, para que comparezcas o aportes la documentación requerida (art. 87.4 del RGAT, RD 1065/2007). En las propuestas de liquidación y en la comprobación limitada se concede un trámite de alegaciones que tampoco baja de 10 días.
- 3
Reúne la documentación pedida
Recopila exactamente lo que te solicitan: facturas, recibos, justificantes bancarios, contratos o las aclaraciones requeridas. Aporta solo lo pedido y guárdate copia de todo. Si algo no lo tienes, explícalo por escrito; aportar lo que sí tengas y razonar lo que falta evita que se interprete como una negativa.
- 4
Responde en la Sede Electrónica de la AEAT
Accede a la Sede Electrónica de la Agencia Tributaria con certificado, DNI electrónico o Cl@ve, localiza el expediente (normalmente desde el aviso recibido o el apartado 'Contestar requerimientos, diligencias o aportar documentación') y adjunta los archivos y un escrito de respuesta. Guarda siempre el justificante con su CSV (Código Seguro de Verificación), que prueba que has contestado en plazo.
- 5
Pide ampliación de plazo si lo necesitas
Si no llegas a tiempo, puedes solicitar una ampliación por Sede, pero con una regla temporal estricta: hay que pedirla antes de los tres días previos a que venza el plazo (art. 91.3 del RGAT), no el último día. La ampliación puede llegar hasta la mitad del plazo concedido (de 10 días, 5 más), se concede una sola vez y, si la presentas a tiempo, se entiende otorgada automáticamente salvo que te notifiquen la denegación antes del vencimiento (art. 91.4). Lo que nunca conviene es dejar pasar la fecha sin decir nada, porque entonces sí se abre la puerta a la sanción por desatender el requerimiento.