Las dietas y gastos de viaje son las cantidades que la empresa abona al trabajador para compensar los gastos de manutención, alojamiento y desplazamiento cuando este se desplaza a un municipio distinto del de su lugar habitual de trabajo y de su residencia. Están reguladas por el artículo 17 de la Ley del IRPF y por el artículo 9 del Reglamento del IRPF (Real Decreto 439/2007), con límites cuantitativos específicos según el tipo y el destino del viaje. Su importancia radica en que, dentro de esos límites, quedan exentas de tributación.
Las dietas por manutención tienen dos tramos según haya o no pernocta. Sin pernoctar fuera del lugar habitual, el límite exento es de 26,67 € al día en territorio español y de 48,08 € al día en el extranjero. Pernoctando, el límite sube a 53,34 € al día en territorio español y a 91,35 € al día en el extranjero. Estos importes están exentos de IRPF al considerarse compensación de gastos reales. La empresa no necesita aportar facturas concretas por los importes hasta el límite, pero sí debe justificar el desplazamiento mediante tickets de tren, gasolina o factura de hotel.
Las dietas por alojamiento son exentas en los gastos justificados con factura, sin límite cuantitativo legal pero sujetas al criterio de razonabilidad y a la prueba. La Agencia Tributaria puede cuestionar alojamientos manifiestamente excesivos para el tipo de desplazamiento —por ejemplo, un hotel de lujo cuando había alternativas razonables próximas—. La razonabilidad funciona aquí como criterio interpretativo, sin un umbral numérico explícito.
En cuanto a los gastos de locomoción, conviene distinguir dos casos. El transporte público con justificación —tren, avión, autobús— se admite por su importe íntegro, sin límite. El uso del vehículo propio se compensa a razón de 0,26 € por kilómetro recorrido más los peajes y aparcamiento debidamente justificados, según la Orden EHA/3771/2005 (el importe subió de 0,19 a 0,26 €/km en 2023). Por encima de estos límites, el exceso tributa como rendimiento del trabajo en el IRPF.
No conviene confundir las dietas con la retribución en especie. Las dietas y los gastos de viaje son compensación por gastos efectivos del trabajo; las retribuciones en especie son contraprestación por el trabajo en sí mismo (vehículo de empresa para uso particular, vivienda cedida, primas de seguro). Las dietas hasta el límite legal están exentas de IRPF; las retribuciones en especie sí tributan plenamente, salvo excepciones específicas.
Tampoco hay que confundirlas con los gastos deducibles del autónomo. Para un autónomo en estimación directa, las dietas pagadas a sus empleados son gastos deducibles (igual que los salarios). Pero si el autónomo se paga "dietas" a sí mismo, estas no son deducibles, porque él no es trabajador por cuenta ajena sino titular de la actividad. Los desplazamientos del autónomo se deducen como gastos directos: tren, gasolina, hotel, manutención justificada.
Caso práctico: un empleado se desplaza a Madrid tres días con pernocta para una reunión con un cliente. La empresa le abona: 3 × 53,34 € = 160 € por manutención; 2 noches × 90 € = 180 € por hotel con factura; y 80 € por tren ida y vuelta. El total asciende a 420 € exentos de IRPF. Si la empresa le abonara más por manutención —por ejemplo, 80 € al día, que totalizan 240 €—, el exceso sobre 53,34 € al día (80 − 53,34 = 26,66 € al día durante 3 días, es decir, 80 €) tributaría como rendimiento del trabajo en el IRPF.
Los errores más habituales son tres: declarar dietas sin justificar el desplazamiento profesional (la Agencia puede recalificarlas como salario tributable), pagar más del límite legal por manutención sin tributar el exceso (incumplimiento puro) o intentar aplicar el régimen de dietas a un autónomo titular (no aplica; son gastos deducibles directos). Para entender la nómina con dietas conviene consultar nuestra calculadora salario bruto-neto →.